Neden Sanal Ara Odaları Kullanılmalı?

En verimli toplantıların sekiz kişiden az kişiyle yapıldığını biliyor muydunuz? Uzmanlar, “daha minik gruplar… zemini anlamlı ve samimi bir münakaşaya açan bir yakınlık duygusu meydana getirmeye destek sunar. Daha az insan, her bir ekip üyesinin görüş açısını dinlemek ve düşünmek için daha fazla vakit demektir.” daha büyük bir çevrimiçi ortamda daha küçük bir toplantı alanı oluşturmak, tam olarak sanal ara odalarının arkasındaki fikirdir. Bunlar, büyük bir toplantı alanı içerisindeki alanlardır ve katılım için hayati önem taşırlar. Harvard Business Review, bunların “açıklık ve samimiyetin ortaya çıktığı bir alan” olduğunu söylüyor. Uyum takip eder.” Bu makale, sanal ara odalarına ve kurumunuzun niçin daha etkili toplantılar için bu vasıtaları kullanması gerektiğine bakmaktadır.

Sanal Ara Odası Nedir?

Sanal ara odası, daha küçük bir katılımcı grubunun bir araya gelebileceği ana çevrimiçi toplantının bir uzantısıdır. Katılımcıların küçük grup etkileşimlerine katılmalarına olanak tanıyan sanal toplantı ortamındaki daha sessiz, özel yerlerdir. Bu gizlilik, hassas mevzuları ele almak, muayyen çalışma grupları oluşturmak veya minik bir ekip içinde önemli öğrenme veya bağlanma anları oluşturmak için fazlaca başarılı bir halde kullanılabilir. Ayrı sunumlar, atölye çalışmaları, düşünce paylaşımı veya aklınıza gelebilecek her şey için sanal bir ara odası kullanılabilir. Sanal ara odasının faydaları, genel olarak çevrimiçi toplantılarla aynıdır; toplantınızdaki uzaktaki çalışanların veya katılımcıların, o sırada nerede olurlarsa olsunlar etkileşimde bulunmalarına izin verir. Ancak sanal ara odası çok daha küçük bir toplantı ortamıdır ve bir etkinliğe daha gecikmiş ya da zor katılımcıları dahil etmek için oldukça başarılı bir şekilde kullanılabilir. Çoğu video konferans platformu bu tür kenar çubukları sunar. Katılımcılar, sanal toplantıya giriş yaptıklarında izledikleri aynı tıklama prosedürlerini kolayca takip edebilirler. Doğrudan araya katılmalarına izin vermeyi ya da siz erişim izni verene kadar katılımcıların takıldığı sanal bir bekleme odasına sahip olmayı seçebilirsiniz. Her iki durumda da veriler bize sanal ara odasının, toplantı katılımcıları içinde daha sıkı bağları kolaylaştırmak için faaliyet organizatörleri için önemli bir araç olduğunu söylüyor. Sanal bir sınıfta, talimat çoğu zaman eşzamanlı bir ders yönetirken konuşmanın çoğunu yapar. Öğrenciler bu ortama katılmayı ya da sesli düşünmeyi daha zor bulabilirler. Ancak ara odaları sayesinde eğitimciler, öğrenci katılımını iyileştirebilir, öğretimi farklılaştırabilir ve öğrencilere geleneksel bir sınıfın haricinde öğrenimlerinde daha çok söz hakkı ve seçenek sunabilir.” “öğrenci” kelimesi için “katılımcı” veya “takım üyesi” kelimesini ekleyin ve bu öngörüyü herhangi bir kurumsal toplantıya uygulayabilirsiniz. Gerçek şu ki, sanal ara odası, teknolojiyi nasıl kullanırsanız kullanın, hedef kitlenizle etkileşimi artırabilir. Sanal ara odalarını kendi pozitif yanlarınıza kullanmanın bazı yolları nedir? 

Sanal Ara Odalarını Nasıl Kullanabilirsiniz?

Toplantılarınızda sanal ara odalarını kullanmanın oldukça yolu vardır.

·  Toplantı katılımcılarını, yazışma bilgilerini değiş tokuş etmeye ve birbirleriyle etkileşime girmeye teşvik eden ağ sanal ara odaları. Bunları öğrenim seminerlerinde veya “sınıf” kalabalık olduğunda yeni işe alınanlar için büyük oryantasyonlarda kullanabilirsiniz.

·  Katılımcılar arasında hikayelerin, fikirlerin ve en iyi uygulamaların paylaşıldığı kamp ateşi toplantıları. Bu sanal toplantılar, büyük departman toplantıları esnasında daha küçük ekipleri bir araya getirerek başarı hikayelerini paylaşmak ya da problemleri çözmek için harikadır.

·   Sanal bir sınıf ara odası , öğrencilerin çevrimiçi öğrenmeye katılımını artırmaya yardımcı olabilir. Bazı video konferans çözümleri, bu sanal ara odalarını etkileşimli ve eğlenceli hale getirmek için beyaz tahta, sohbet, ekran paylaşımı ve daha fazlasını sunar.
Bunlar sanal bir ara odasının nasıl kullanılacağına dair sadece birkaç örnek olsa da, bu araçları kullanırken başarınızı sağlamak için en iyi uygulamalardan bazıları nelerdir?

Sanal Ara Odalarınız İçin En İyi Uygulamalar

Sanal ara odalarına ev sahipliği yaparken göz önünde bulundurulması gereken ilk en iyi uygulama, bu aracı neden ve nasıl kullanacağınızdır.

· Bu yan odaların amacı nedir ve nasıl kullanılacaktır?

· Bu odalarda aynı anda kaç kişi olmasını istiyorsunuz?

· Bu ara toplantıları kim kolaylaştıracak?

· Grup katılımının rastgele mi yoksa tasarlanmış mı olduğuna karar verin.

Genellikle her sanal ara odası için bir moderatör atamanız önerilir. Bu gruplar küçük olmalıdır; Araştırmanın dediği gibi, ne kadar küçükse o kadar iyi. Herhangi bir toplantıda olduğu gibi, ana toplantıdan ayrılmadan önce sanal ara odası katılımcılarınızın net bir gündemi olduğundan emin olun.

Neden Sanal Ara Odaları Kullanılmalı?

Stanford University Research, aynı anda yedi kişiyle toplantıların ideal boyut olduğunu söylüyor. Büyük bir toplantının kenar çubuğu olarak sanal ara odası oluşturmanın harika bir fikir olduğunu önermek için tek başına bu bile yeterli bir argüman olmalıdır. Sanal ara odalarını kullanmanın faydaları şunları içerir:

· Geniş kitlelerin daha yüksek katılımı.
· Belirli görevler üzerinde çalışırken kazanılan zaman.
· Küçük gruplarda daha samimi tartışmalar.
· Akranlar arasında bağ kurma ve ağ oluşturma.
· Ekipler arasında daha iyi işbirliği.

Harvard Business Review, sanal ara odasının faydalarını şu şekilde açıklıyor : ” Bu ara stratejisi, tüm katılımcıların fikir geliştirmeye dahil olmasına ve dahil olmasına izin veriyor. Radarın altında uçan bir katılımcının daha az riski ile daha fazla ses duyulur. Bu strateji aynı zamanda her grubun bir göreve atandığı bir sorumluluk duygusu yaratır. Ek bir fayda olarak, böl ve yönet yaklaşımı kullanılıyorsa bu teknik zamandan tasarruf sağlayabilir.” Ancak sanal ara odanız yalnızca doğru video konferans çözümünü kullanırsanız etkilidir. Deneyimi geliştirmek için sanal toplantıları benimsiyor ve ara odalarını kullanıyorsanız EDUVES birçok avantaj sunar.

Eduves son derece güvenlidir ve tamamen HIPAA uyumludur.

Hizmetimiz web tabanlı olduğundan, yazılım güvenliği arttıkça güvenlik güncellemeleri düzenli olarak gerçekleşir. Verilerinizin hem aktarım sırasında hem de beklemedeyken şifrelendiğini bilerek daha rahat olabilirsiniz.

Eduves web tabanlıdır

Eduves web tabanlı olduğu için katılımcılar internetten dosya indirme zorunluluğundan kurtulacaktır. Toplantınızın bağlantısını bir e-postaya gömebilirsiniz ve katılımcıların katılmak için tıklamaları yeterlidir.

Eduves, toplantılarınızı markalamanıza olanak tanır

Bu, kendi logonuz ve kurumsal renkleriniz ile toplantı ve sanal ara odalarınıza tamamen markalaştırabileceğiniz anlamına gelir.